皇城司还有个脱离于主业的下属机构冰井务，顾名思义，就是暑天给宫廷、百官准备冰块的部门。

《朱子语类.本朝二》记载：“皇城使以武臣二员并内侍都知二员掌之。本朝只此一项，令宦者掌兵，而以武臣参之。干当官七人，以武功大夫以上及内侍都知、押班充。”武功大夫为正七品，内侍都知、押班为正六品，内侍都知、押班是内宫太监中的高级官员，仅低于都都知。《宋会要辑稿·职官》中记载：“皇城司置勾押官、押司官各一人，前行四人、后行六人、勘契官二人，总计为十四人”。《朱子语类.本朝二》记载：“皇城使有亲兵数千人，今八厢貌士之属是也。”

由此可见，皇城司大致由官、吏、兵三部分构成，组建之初最高长官为勾当皇城司，南宋时为避高宗赵构讳，而改成干当皇城司。皇城司实则有正副使各一，职级在正六品上下。各级指挥使、吏员若干，职级在八九品之间。数千精兵、暗谍、察子（相当于便衣警察）。

皇城司不受三衙统领，而是直属皇帝亲自掌管，最高长官由皇帝特旨委任，不经过中书省。亲从官、亲事官均从皇家禁军中选拔。虽然有武臣和内侍同掌皇城司，但实际上以内侍掌权，武臣就挂个名。《梦华录》中的皇城司正使雷敬，就是跟随皇帝十多年的内侍。

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